補助金申請支援の業務範囲の書き方：行為ごとに分け、別紙で成果物を特定する

結論：「支援」を行為に分けて、行為ごとに「誰が行うか」を決める

補助金の申請支援の契約書で、最も多く見られる弱点は、業務の範囲を「補助金申請の支援」「事業計画書作成のサポート」といった一文で済ませていることです。この一文は、契約を結ぶ時点では双方が同じ場面を思い浮かべているので、問題がないように見えます。しかし、作業が進むと、ヒアリングは支援者、文章の下書きはどちらか、電子申請の画面への入力はどちらか、補正の連絡への対応はどちらか、という具体的な場面ごとに、思い浮かべていた姿が食い違い始めます。

結論は単純です。「支援」という大きな言葉を、行為の単位に分解し、行為ごとに誰が行うのかを書くことです。そのうえで、成果物と期限を別紙に一覧にして、契約の本文では、範囲の外にあるものと、範囲を変えるときの手続を決めます。民法の面から見ても、受託者の義務は「委任の本旨に従い、善良な管理者の注意をもって、委任事務を処理する」こと（民法644条）です。何が委任事務なのかが書面で特定されていなければ、この注意義務の対象も定まりません。

• 行為の分解は、情報収集、ヒアリング、助言、構成案、ドラフト、清書、電子入力、提出、補正対応、交付後の手続の10段階程度で考えると、抜けが出にくくなります。
• 申請内容の最終的な判断と確認は、申請者の義務として条文にします。支援者は、判断の材料を整えて示す立場です。
• 成果物と期限は、本文ではなく別紙に一覧にします。修正の回数や提出物の形式も、別紙で特定します。
• 範囲外は「含まれないもの」を具体的に書きます。「その他一切の業務」といった包括的な書き方は、どちらの側にとってもリスクになります。
• 追加の業務が生じたときの手続（書面またはメールで、内容・報酬・期限を合意する）を、契約の本文に入れます。

このページは、範囲の書き方に絞ります。書類の作成や提出を誰が行ってよいのかという法令上の線引きは別のページで扱い、ここでは、その線引きを前提にした契約の組み立てを説明します。

行為の分解表：10の段階に分けて、誰が行うかを決める

申請支援は、一連の作業の流れです。流れを一つずつの行為に切り分けておくと、「ここまでは支援者、ここからは申請者」という線を引きやすくなります。次の表は、一般的な申請の流れで、契約書に書き分けておきたい行為を並べたものです。制度によって、ない段階や、順序の違う段階があります。

表のうち、特に争いになりやすいのは5から8の段階です。「ドラフトを支援者が作り、申請者が確認して提出する」という進め方が、実務では多く見られます。このとき、契約書に「書類作成を代行しない」とだけ書くと、実際の作業とずれます。反対に、実態は文章の作成まで支援者が行うのに「助言にとどまる」と書いてあれば、契約書の記載と実態の食い違い自体が問題になります。契約書は、実際の作業の分担を正確に書くことが基本で、どの分担が許されるのかは、別に法令上の確認が必要です。

7の電子入力についても、分担の決め方に注意が必要です。電子申請では、申請者のIDとパスワードでログインして入力する仕組みの制度が少なくありません。支援者が申請者のIDを預かって代わりに入力するのか、申請者が自分で入力し、支援者は画面を見ながら助言するのかで、責任の所在も、制度の利用規約との関係も変わります。IDの預かりを認めるかどうかは制度ごとに扱いが異なり、規約や要綱で確認が必要です。この点は申請者本人の責任と預かり物のページで詳しく扱います。

また、1の情報収集に含まれる「制度の解釈」も、分担を決めておくべき行為です。公募要領の読み違いで申請が要件を満たさなかった場合、その原因が支援者の説明の誤りなのか、申請者が公募要領を確認しなかったことなのかで、責任の分け方が変わります。契約書では、支援者が行うのは「資料の確認と整理」までなのか、「要件を満たすかどうかの見解を示す」ことまで含むのかを、はっきりさせておきます。

誰が行うかの三つの配置：助言型・協働型・作成受託型

行為の分解ができたら、次に、全体としてどの配置にするかを決めます。実務でよく見られる配置は、大きく三つに分けられます。どれを選ぶかで、報酬の水準も、責任の範囲も、法令上の確認事項も変わります。

助言型は、支援者が文章を書かないため、法令上の問題は比較的小さい配置です。ただし、助言と作成の境界は、実態で判断されます。「ここを直したほうがよい」と指摘するのか、「こう書き換えました」と文章を渡すのかで、性質が変わります。契約書に助言型と書いても、実際には支援者が文章を書き換えているなら、実態は協働型や作成受託型です。

作成受託型は、報酬の対価が最も大きくなる反面、責任も重くなります。申請者は文章を確認するにとどまるため、「内容を十分に理解していなかった」という事態が起きやすく、後の返還や取消しの場面で、責任の所在が争われやすくなります。この配置を選ぶ場合は、申請者の最終確認の義務を、後で述べる条文でしっかり固めておく必要があります。

申請者の最終判断と確認の義務を条文にする

補助金適正化法11条1項は、補助事業者等が、法令の定めや交付決定の内容・条件に従い、善良な管理者の注意をもって補助事業等を行わなければならないと定めています。国の補助金を例にとれば、申請内容が真実であること、事業を計画どおり行うことの責任は、補助事業者である申請者にあります。申請書の文章を誰が書いたかにかかわらず、申請者が内容を確認して提出するという構造は変わりません。

この構造を、契約書の中で明示しておくのが、確認義務の条項です。条文にしておくと、支援者は、「申請者が内容を確認したうえで提出した」という事実を立証しやすくなり、申請者は、「確認すべき事項が何か」を知ることができます。

業務範囲の条項では、申請内容の最終的な判断と確認は申請者が行い、支援者は判断の材料となる情報を整理して示す、と役割を分けて書きます。「協議のうえ確定する」と書くと、最終判断の責任が誰にあるのかが不明確になります。「確認したものとみなす」という書き方も、読んでいない場合にまで責任を負わせることになり、争いが残りやすくなります。確認を求める方法、確認の結果の通知、回答期限の置き方を含めた条文例と、承認の前に申請者が確かめる問いは、申請者本人の責任のページで扱います。

委任契約の受任者には、委任者の請求があるときにいつでも委任事務の処理の状況を報告し、委任が終了した後は遅滞なくその経過と結果を報告する義務があります（民法645条）。申請支援では、この報告を、進捗の共有という日常のやりとりとして契約に落とし込むと、確認義務の運用と一体になります。たとえば、定期的な進捗の連絡の方法（電子メール、チャット、会議）と、その記録の保存を、業務範囲の条項の一部として書いておく方法があります。

別紙を作る：「業務範囲および成果物一覧」と「スケジュール」

行為の分解表を、そのまま契約書の本文に入れると、本文が長くなり、制度ごとの違いにも対応しにくくなります。そこで、実務では、本文には原則だけを書き、行為ごとの分担と成果物は別紙に一覧にすることが広く行われています。別紙は、契約の一部であること、別紙と本文が食い違ったときの優先関係を、本文で書いておきます。

表のなかで、担当の欄の書き方に注意してください。「甲（乙は意見を述べる）」といった括弧書きは、助言の範囲を示す工夫です。ただし、括弧の中の表現が曖昧だと、助言の範囲が広がり続けます。意見を述べる回数や方法（書面、電子メール、オンライン面談）を特定しておくと、範囲が定まります。

別紙には、成果物のほかに、申請者から支援者へ渡す資料の一覧（決算書、事業の内容が分かる資料、見積書など）と、その提出期限も書いておくと実務が回ります。資料が期限までに揃わなかったときに、日程がどう動くのかも、別紙と本文で対応させます。預かる資料の守秘や返却の扱いは預かる資料と守秘のページで説明しています。

スケジュールの別紙では、締切から逆算した日程を書きます。補助金の申請には、公募期間の締切という動かせない期限があり、支援者の作業だけでなく、申請者の資料の準備や確認の期限も、日程のなかに入っています。申請者の側の遅れで日程が崩れたとき、支援者がどこまで対応するのか、締切に間に合わなかった場合の責任はどうなるのかを、日程とあわせて決めておきます。これは、申請に至らなかった場合の責任の分け方とつながる論点です。

範囲外を具体的に書く：含まれないものを列挙する

範囲の条項は、「含まれるもの」だけでなく、「含まれないもの」も書いて初めて完成します。依頼をする側は、「補助金を取ってくれるのだから、関連する手続はすべてやってくれる」と考えがちで、受ける側は、「頼まれたのは申請だけだ」と考えがちです。この期待の差を埋めるのが、範囲外の列挙です。

範囲外の項目のうち、補助事業そのものの実施にかかわるもの、すなわち設備の選定や見積の取得、工事、発注は、補助金の申請とは別の事務です。補助事業の実施の途中で、誰が業者を選び、誰が契約するのかは、補助金の要件にも関わる場合がありますが、申請支援の契約に取り込むと、責任の範囲が一気に広がります。税務、労務、登記などの手続は、それぞれの法律で業務の取扱いが定められています。範囲外として明記し、支援契約の枠を超える事柄は取り扱わないことを書いておくのが、実務での一般的な整理です。

追加業務・変更の手続と、費用の扱い

申請の準備が進むと、当初想定していなかった作業が出てきます。事務局から追加の資料を求められる、申請者の事業計画が変わる、対象の制度が追加になる、といった変化です。これらを、口頭の合意で処理すると、報酬と責任の範囲が分からなくなります。変更の手続を契約に入れておく目的は、変更を禁止することではなく、変更を記録に残すことにあります。

追加業務の報酬は、当初の報酬の型と整合させて決めます。たとえば、基本料金と成功報酬の組み合わせで契約している場合、追加業務を基本料金に上乗せするのか、別の固定額にするのか、成功報酬の算定には影響させないのかを、追加の合意のなかで明示します。報酬の型の選び方は報酬の決め方のページ、契約全体の組み立ては全体像のページで整理しています。

費用の扱いも、範囲の条項と一緒に決めておくと混乱が減ります。委任の受任者が、委任事務を処理するために必要と認められる費用を支出したときは、委任者に対し、費用とその利息の償還を請求できます（民法650条1項）。この規定は、契約で別の定めを置かない限りの原則です。申請支援では、交通費、証明書の取得費、翻訳や印刷の費用などが、実費として生じえます。契約書では、実費の範囲、事前の承認の要否、請求の方法を書いておきます。事前の承認の手続を入れておけば、申請者は想定外の請求を避けられ、支援者は請求の根拠を示すことができます。

起きがちなこと：範囲の曖昧さから生じるずれ

よくあるご質問

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本ページは一般的な情報提供です。個別の取引への当てはめは、契約の内容や制度の公募要領・交付要綱によって異なることがあります。このサイトは補助金・助成金の支援契約の書き方を扱い、個別の制度の要件や申請の手順は扱いません。条文は e-Gov法令検索（法令API）で確認しています。参考: e-Gov法令検索 / 総務省 / 公正取引委員会 / 個人情報保護委員会